Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs

Mit Urteil vom Dezember 2012 hat der BFH seine bisherige Rechtsprechung zur Berechnungsgrundlage der privaten Kfz-Nutzung eines betrieblichen Kfz bekräftigt. Danach ist die sogenannte 1%-Regelung als grundsätzlich zwingende stark typisierende und pauschalierende Bewertungsregelung anzuwenden, wobei individuelle Besonderheiten in Bezug auf die Art und Nutzung des Dienstwagens grundsätzlich unberücksichtigt bleiben. Damit gilt, dass sowohl bei Neuwagen als auch bei Gebrauchtwagen weiterhin der Bruttolisten-Neupreis heranzuziehen ist.

Vor diesem Hintergrund sollte sich der Steuerpflichtige z. B. bei einem hohen Anteil der beruflichen Nutzung oder evtl. geringer Gesamtfahrleistung bei einem hochpreisigen Fahrzeug und nur untergeordneter privater Nutzung überlegen, ob er sich im Rahmen der privaten Nutzungsüberlassung eines Dienstwagens zum Nachweis der gefahrenen km für die Fahrtenbuchmethode auf der Grundlage der tatsächlich angefallenen Kosten entscheiden möchte.

Generell ist das Fahrtenbuch lt. BFH ordnungsgemäß, wenn es eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und die Richtigkeit bietet und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit überprüfbar ist. Die folgenden Angaben müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form schon aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen und dadurch ein stichprobenartige Überprüfung ermöglichen:

• Amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges
• Datum der Fahrt (beim Beginn und Ende)
• Gesamtkilometerstand (beim Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt)
• Startort und Reiseziel
• Aufgesuchte Kunden oder Geschäftspartner (in zeitlicher Reihenfolge)
• Reisezweck
• Zeitnahe Eintragung der Fahrten (am Besten direkt im Anschluss an die jeweilige Fahrt, mindestens aber innerhalb einer Woche)
• Dauerhafte Führung, nicht auf repräsentativen Zeitraum beschränkbar
• Wechsel der Berechnungsmethode im laufenden Kalenderjahr zwischen Fahrtenbuchmethode und Pauschalwertmethode ist nicht möglich

Besteht eine einheitliche berufliche oder betriebliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die aufgesuchten Kunden im Fahrtenbuch einzeln in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden. Bei Unterbrechungen aus privaten Gründen ist der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren. Bei Fortsetzung der beruflichen Fahrt ist der Standort anzugeben. Weiterhin können Umwegfahrten durch Benennung von Orten an der Strecke benannt werden

Neben dem Fahrtenbuch in gebundener und geschlossener Form (Vordruckheft) gibt es auch die Möglichkeit ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Es gelten hier an sich die gleichen Anforderungen, die natürlich entsprechend dem Medium spezifiziert sind. Die Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster führt hierzu im Februar 2013 aus.

Hinweis: Es gibt keine von der Finanzverwaltung „zertifizierten oder zugelassenen“ Fahrtenbuchprogramme. Auch die Hard- und Software muss ordnungsgemäß bedient werden, damit hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten Angaben enthalten  sind. Die Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster führt in ihrer Kurzinformation Lohnsteuer-Außendienst hierzu weiter aus:

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Dabei ist eine eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuches am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für seine Anerkennung. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Weiterhin muss bei außersteuerlichen oder steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht auf die digitalen Unterlagen haben und ebenfalls muss die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleistet sein.

Ein elektronisches Fahrtenbuch, bei dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst sind, gilt dann als zeitnah geführt, wenn der Fahrer den Fahrtanlass erst nachträglich in einem Webportal einträgt, wenn Person und Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webprotal dokumentiert ist und dies innerhalb eines Zeitraum von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eingetragen wird und die übrigen Fahrten dem privaten Bereiche zugeordnet werden. Obwohl bei den Privatfahrten die Kilometerangaben ausreichen ist durch den Zusammenhang der zeitlichen Eintragungen auf das Datum der Privatfahrten rückzuschließen.