Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen will, sollte auf die Details achten

Der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigte die Vorgaben der Finanzverwaltung, nach denen Bewirtungsaufwendungen ab 150 Euro steuerlich nur abzugsfähig sind, wenn der Gastwirt oder sein Angestellter selbst den Namen des Bewirtenden und seine Adresse auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt. Noch nicht abschließend geklärt ist, ob dies auch für Bewirtungsbelege über Kleinbeträge bis 150 Euro gilt.

1. Zu den Pflichtangaben eines Bewirtungsbelegs gehören zwingend: Ort, Tag, Teilnehmer (inklusive bewirtender Person), Anlass der Bewirtung, Höhe der Aufwendungen. Dabei muss auf der Gaststättenrechnung der Name des Bewirtenden vermerkt sein, um einen Missbrauch durch Dritte zu vermeiden. Außerdem muss die Gaststättenrechnung auf jeden Fall den Bewirtungsbelegen beigefügt werden.
2. Mit Urteil des Bundesfinanzhof (BFH) wurde im April 2012 entschieden, dass der Name der bewirtenden Person nur durch den Gaststätteninhaber selbst oder von einem seiner Mitarbeiter auf der Rechnung vermerkt werden darf, womit der BFH die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung bestätigt hat. Das heißt, ein Selbsteintrag ist ausgeschlossen, die bewirteten Personen dürfen den Namen des Bewirtenden nicht selbst eintragen und auch nachträgliche Ergänzungen der Gaststättenrechnungen – z. B. bei der Buchhaltung - sind ebenfalls unzulässig.
3. Die Bruttogrenze von 150 EUR gilt auch für Bewirtungsbelege im Umsatzsteuerrecht als Vereinfachungsregel, wonach Rechnungen auch dann gültig und zum Vorsteuerabzug zugelassen sind, wenn der Name des Rechnungsempfängers nicht vermerkt ist. Die oben beschriebene Grenze von 150 Euro bezieht sich auf den Gesamtbewirtungsbetrag  und nicht auf den steuerlich abzugsfähigen Betrag von70 % der Aufwendungen.

Da das BFH-Urteil vom 18.4.2012 bisher nicht im Bundessteuerblatt veröffentlicht worden ist, bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung gegen dieses Urteil mit einem Nichtanwendungserlass reagiert. Damit könnte sie die durch den BFH ausgesprochene Vereinfachungsregelung bis 150 Euro brutto für nicht anwendbar erklären. Es verbleibt für jeden Unternehmer ein Restrisiko, der von der Vereinfachung Gebrauch macht.

Zu Beweiszwecken gegenüber der Finanzverwaltung, sollten Gastwirt oder Bedienung zusätzlich persönlich auf dem Beleg unterschreiben. Auf Nummer sicher geht, wer den eigenen Firmenstempel in die Gaststätte mitnimmt und vom Gastwirt (nicht vom Bewirtenden) anbringen lässt und diesen daneben unterschreiben lässt.

Ungelöst bleibt auch die Frage, wie die Finanzverwaltung damit umgeht, wenn ein Gastwirt eine Rechnung über 180 Euro auf zwei Rechnungen (ohne Angabe seines Namens und der Adresse) aufgegliedert, um von der Vereinfachungsregelung Gebrauch zu machen (z. B. eine Rechnung für Getränke à 80 Euro und eine Rechnung für Speisen à 100 Euro).

Die Bewirtungsaufwendungen, die alle Pflichtangaben erfüllen, sind grundsätzlich in vollständiger Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ebenso steht den bewirtenden Unternehmern der Vorsteuerabzug zu. Durch die Regelung im EStG reduziert sich jedoch der steuerliche Betriebsausgabenabzug auf 70 % der Aufwendungen. Die restlichen 30 % der Nettoaufwendungen einer Bewirtungsrechnung werden als so genannte nichtabzugsfähige Betriebsausgaben außerhalb der Bilanz dem Gewinn hinzugerechnet. An dieser Regelung hat sich nichts geändert.